Weder zu hoch noch zu gering – Versandkosten richtig kalkulieren
Jeder Händler muss seine Kosten genau kennen, um die richtigen wirtschaftlichen Entscheidungen zu treffen. Das betrifft nicht nur den Wareneinsatz, sondern auch die Kosten für Verpackung und Versand.
Da die Versandkosten jedoch von Kunden oftmals besonders kritisch beurteilt werden und häufig zu Kaufabbrüchen führen können, liegt es im Eigeninteresse des Händlers, sie so gering wie möglich zu halten. Denn je höher die Versandkosten, desto attraktiver wird es für den Kunden, die Ware im niedergelassenen Handel oder bei einem Wettbewerber zu beziehen, wo ihm keine oder geringere Kosten berechnet werden.
Versand- und Verpackungskosten im Detail
Neben dem Entgelt für den Versanddienstleister müssen dem Kunden bei den Versandkosten auch die internen Kosten für Verpackung und Abwicklung berechnet werden. Konkret sind das folgende Kostenbestandteile:
• Versandkartonage
• Füllmaterial
• Adressaufkleber
• Rechnung/Lieferschein
• Klebeband
• Personalaufwand im Versand (prüfen, verpacken, Belege erzeugen)
• evtl. Transport zum Versanddienstleister
Die Kostentreiber sind hierbei Größe, Anzahl und Gewicht der Pakete: Zwar haben diese Parameter keinen oder nur geringen Einfluss auf die Kosten für Aufkleber, Klebeband und Versandpapiere, umso stärker wirken sie dafür auf die Versandkosten sowie die Kosten für Kartonage und Füllmaterial.
Ein Rechenbeispiel zeigt, wie unterschiedlich hoch der Anteil der Kostenbestandteile an den Gesamtkosten des Versands sein kann.
» Variante 1 – kleines Paket 1 kg Gewicht
| Kosten | Anteil | |
| Paketdienstleister (DHL) | 4,99 € | 87,4% |
| Kartonage (20x20x10) | 0,50 € | 8,8% |
| Füllmaterial | 0,10 € | 1,8% |
| Klebeband | 0,10 € | 1,8% |
| Rechnung (Papier, Druck) | 0,02 € | 0,4% |
| Gesamtkosten | 5,71 € | 100,0% |
» Variante 2 – mittelgroßes Paket 10 kg Gewicht
| Kosten | Anteil | |
| Paketdienstleister (DHL) | 4,99 € | 87,4% |
| Kartonage (20x20x10) | 0,50 € | 8,8% |
| Füllmaterial | 0,10 € | 1,8% |
| Klebeband | 0,10 € | 1,8% |
| Rechnung (Papier, Druck) | 0,02 € | 0,4% |
| Gesamtkosten | 5,71 € | 100,0% |
» Variante 3 – großes Paket 30 kg Gewicht
| Kosten | Anteil | |
| Paketdienstleister (DHL) | 13,99 € | 69,9% |
| Kartonage (100x20x20) | 3,00 € | 15,0% |
| Füllmaterial | 2,50 € | 12,5% |
| Klebeband | 0,50 € | 2,5% |
| Rechnung (Papier, Druck) | 0,02 € | 0,1% |
| Gesamtkosten | 20,01 € | 100,0% |
In der Grafik wird deutlich, dass mit der Größe des Pakets der Anteil an Entgelten für Versanddienstleister im Vergleich zu den Gesamtkosten des Versands immer geringer wird. Folglich steigt der Kostenanteil für Verpackungsmaterialien. Dieser Kostenpunkt sollte also keinesfalls unberücksichtigt bleiben bei der Kalkulation Ihrer Versandkosten.
Mehrpaketsendungen vermeiden und Kosten sparen
Aus Kostengründen sollten Waren daher immer in einem möglichst kompakten Karton versendet werden, so werden sowohl die Versand- als auch die Verpackungskosten minimiert. Zudem gilt es, den Versand von Mehrpaketsendungen zu vermeiden, da in diesem Fall für einen Auftrag mehrfach Versandentgelte und Verpackungskosten anfallen würden. Diese können jedoch nicht immer in voller Höhe auf den Kunden umgelegt werden, etwa, wenn einzelne Bestellartikel nicht vorrätig sind und daher eine Nachlieferung erforderlich ist. Ein höherer Lagerbestand oder der direkte Versand vom Lieferanten – sogenanntes Dropshipping – sind wirksame Maßnahmen, um Mehrpaketsendungen zu vermeiden und die Kosten zu steuern.
Sind hingegen die zu versendeten Güter zu schwer, um sie in einem Packstück zu versenden, ist der Versand von mehreren Packstücken unvermeidlich. Dann wird es umso wichtiger, den Versanddienstleister mit den günstigsten Konditionen zu ermitteln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Für Situationen wie diese hat Packlink PRO eine zentralisierte Versandlösung entwickelt, die Ihnen bei der Suche nach dem günstigsten Lieferant für Ihre Sendung hilft.
Das Entgeld für den Versanddienstleister nimmt in der Regel den größten Anteil der Versandkosten ein. Hier können Händler durch die Wahl des günstigsten Anbieters, der dennoch alle wichtigen Kriterien erfüllt, Kosten einsparen, die nicht auf den Kunden umgelagert werden müssen, bzw. die Marge nicht verringern.
Besonderheit Sperrgut
Der Versand von sperrigen Gütern ist auch für Versanddienstleister anspruchsvoller und damit im Entgelt teurer als reguläre Pakete. Hier lohnt es sich daher, die Konditionen aller Anbieter zu vergleichen, um die Versandkosten möglichst niedrig zu halten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass nicht alle Paketdienstleister den Versand von Sperrgut anbieten.
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