Wie man in WooCommerce Rechnungen erstellt

Eine der meistgenutzten Plattformen zum Einrichten eines Online-Shops ist WooCommerce. Das Online-Shop-Plugin für WordPress ist ein leistungsfähiges, flexibles und kostenloses Tool, mit dem es sehr einfach ist, ein professionelles E-Commerce mit hohem Anpassungsgrad zu erstellen, ohne dabei viel Zeit und Mühe investieren zu müssen.

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Was ist eine Rechnung für WooCommerce

Wenn man ein E-Commerce-Unternehmen betreibt ist es wichtig, Verkaufsrechnungen erstellen zu können, da sie für Sendungen, die durch den Zoll gehen und für rechtliche Buchhaltungszwecke notwendig sind oder weil sie von Kunden angefordert werden können.

Die Verwendung eines externen Programms zur Rechnungserstellung in WooCommerce ist nicht die optimale Lösung, denn es ist möglich, ein spezielles Plugin für Rechnungen zu verwenden, das bei jedem Verkauf automatisch Rechnungen im PDF-Format erstellt.

Eine Rechnung in WooCommerce ist das Dokument, das den Verkauf, der im Online-Shop getätigt wird, erfasst und auf dem die Kundendaten, die Daten des E-Commerce und die Daten des im Kauf enthaltenen Produktes aufgeführt sind. Diese Produkte werden in Menge und Preis angegeben, um den Rechnungsbetrag zu generieren, ggf. unter Hinzufügung von Steuern und Versandkosten.

In einer WooCommerce-Verkaufsrechnung müssen außerdem zwei wichtige Informationen aufgeführt werden: das Datum des Verkaufs und die Rechnungsnummer.

Warum in WooCommerce Rechnungen erstellt werden müssen

Es gibt viele Gründe, warum es notwendig ist, ein Abrechnungssystem in WooCommerce einzubinden.

  • Rechnungserstellung ist wichtig, um die Buchhaltung des Unternehmens führen zu können.
  • Bei den meisten Paketsendungen, die in irgendeinem Land durch den Zoll gehen müssen, ist es notwendig, die Handelsrechnung beizulegen. Auch in Sonderwirtschaftszonen innerhalb desselben Landes, in denen die Sendungen ebenfalls durch den Zoll gehen, muss die Rechnung beigefügt werden (z. B. innerhalb Spaniens für die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla).
  • Ein Kunde kann bei einem Kauf eine Rechnung verlangen, da dies ein ihm zustehendes Recht ist. Der E-Commerce ist verpflichtet, eine solche Rechnung zu erstellen, wenn der Käufer dies verlangt.

Wie man in WooCommerce Rechnungen erstellt

Es gibt viele Plugins oder Add-ons, um Rechnungen für Verkäufe in einem WooCommerce-Online-Shop zu erstellen. Unter den interessantesten Plugins zum Erstellen von Verkaufsrechnungen können wir folgende hervorheben:

» WooCommerce PDF Invoices

Dieses WooCommerce-Add-on zeichnet sich durch die Automatisierung des Prozesses der Erstellung und des Versands von Verkaufsrechnungen aus. Das Plugin kann einfach konfiguriert werden, damit bei jedem Verkauf auf der Plattform eine Rechnung im PDF-Format der E-Mail angehängt wird, die automatisch zur Bestätigung des Kaufs an den Benutzer gesendet wird.

Die wichtigsten Funktionen, die dieses WooCommerce-Plugin zu einer der besten Alternativen für die Erstellung von Rechnungen machen, sind folgende:

  • Es ist in der Lage, eine fortlaufende Nummerierung für die Rechnungsstellung zu erzeugen. Diese Nummerierung erfolgt automatisch, so dass sich der Verwalter des Shops nicht darum kümmern muss.
  • Kunden können über ihr E-Commerce-Konto auf ihre Rechnung zugreifen und sie bequem im PDF-Format herunterladen.
  • Sie können die Option aktivieren, die einmal erstellte Rechnung an einen Druckeranschluss zu senden, um eine Rechnung im Papierformat zu erhalten.
  • Sie haben verschiedene Rechnungsvorlagen, aus denen Sie diejenige auswählen können, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Darüber hinaus können Sie die Rechnung dementsprechend anpassen, damit alle Ihre Anforderungen abgedeckt werden.

» WPForms

Wenn Sie auf der Suche nach einem Add-on sind, um mühelos benutzerdefinierte Rechnungen in WooCommerce zu erstellen, ist WPForms die perfekte Lösung. Sein Drag & Drop-System zum Erstellen von Rechnungen und Formularen auf intuitive Weise ist ideal für alle, die sich ein visuelles und übersichtliches System wünschen.

Dieses Plugin ist deshalb sehr interessant, um Rechnungen und Formulare erstellen zu können, ohne viel Zeit und Mühe investieren zu müssen.

» WP Invoice Manager

Eine weitere interessante Option für die Verwendung in WooCommerce als Rechnungsmanager für Online-Shops ist das Plugin WP Invoice Manager. Dieses Add-on ermöglicht Ihnen eine umfassende Übersicht über die verschiedenen Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung.

Seine wichtigsten Funktionen beim Erstellen und Verwalten von Rechnungen sind folgende:

  • Mit diesem Plugin gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Kunden und Rechnungen, die in WooCommerce generiert werden können.
  • Es verfügt über die Option zur manuellen Erstellung von Rechnungen für Kunden, die per Banküberweisung zahlen.
  • Man kann Filter verwenden, um nach Rechnungen anhand von Parametern wie Fälligkeitsdatum, Zahlungsstatus, Rechnungsnummer und vieles mehr zu suchen.
  • Es erleichtert den Eingang von Zahlungen und die Verwaltung von Rückerstattungen.
  • Es bietet eine gute Anleitung, wie das Plugin funktioniert, so dass Sie es einfach und fehlerfrei konfigurieren und verwenden können.

» Quaderno

Dieses Payment-Plugin ist eine professionelle Lösung, mit der Sie alle Prozesse rund um die Rechnungsstellung eines E-Commerce steuern können. Es beschränkt sich nicht nur auf das Erstellen und Versenden von Rechnungen, die nach einem Verkauf generiert werden, sondern verfügt über zahlreiche Funktionen wie z. B. folgende:

  • Sie können Änderungsrechnungen erstellen, wenn Sie eine Rückerstattung an einen Kunden vornehmen müssen. Es ist zu beachten, dass nach spanischem Recht bei einer Rückerstattung eine Änderungsrechnung mit der entsprechenden Nummerierung und einer Beschreibung des Vorfalles erstellt werden muss.
  • Es vermeidet Probleme bei der fortlaufenden und sequenziellen Vergabe der Rechnungsnummer. Falls ein Fehler auftritt und eine Rechnung mit einem späteren Datum erstellt wird, kann sie geändert werden, damit wieder die gesetzlich vorgeschriebene Reihenfolge bei der Nummerierung und den Daten der Rechnungen eingehalten wird.
  • Das Plugin unterstützt Mehrsprachigkeit, so dass Sie Rechnungen in der Sprache des Kunden erstellen können. Wenn der Verkauf in Frankreich erfolgt, wird eine Rechnung in dieser Sprache erstellt, damit sie den Kunden erreicht und einen professionellen Eindruck vermittelt.
  • Rechnungen werden automatisch erstellt und verschickt, wenn ein Verkauf abgeschlossen wird.
  • Sie können eine interne Suche durchführen und u. a. nach Rechnungsnummer, Rechnungsstatus, Versanddatum und Versandstatus filtern.

» Quip Invoices

Die Lösung, die Quip Invoices zum Erstellen und Verwalten von Rechnungen für einen Online-Shop anbietet, ist sehr überzeugend. Von der Möglichkeit, viele Rechnungsparameter wie einzelne Positionen oder den Steuersatz anzupassen, bis hin zum gleichzeitigen Versand der Rechnung an mehrere Personen.

Mit diesem WooCommerce-Plugin können Sie auch mit Kostenvoranschlägen arbeiten, die, wenn sie von Kunden akzeptiert werden, mit einem einzigen Klick in Rechnungen umgewandelt werden.

Dieses Plugin unterstützt Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch und generiert Rechnungen in jeder dieser Sprachen.

Die Rechnungsstellung ist ein grundlegender Bestandteil des E-Commerce, so dass die Rechnungserstellung und das Rechnungsmanagement für das Unternehmen vorrangig sein sollten.

Zum Glück gibt es viele Add-ons wie das PDF-Invoice-Plugin für WooCommerce, die alle Prozesse rund um die Rechnungsstellung eines Online-Shops erleichtern und beschleunigen.

Die Automatisierung ist einer der großen Vorteile bei der Verwendung dieser Art von Plugins, da sie in der Lage sind, automatisch eine Rechnung zu erstellen und zu versenden, sobald ein Verkauf im E-Commerce stattfindet. Mit diesen Add-Ons wird eine Rechnung im PDF-Format an die E-Mail der Kaufbestätigung angehängt, die der Kunde erhält. Außerdem ist diese Rechnung für den Käufer durch Zugriff auf sein Benutzerkonto im Shop zugänglich und kann bei Bedarf heruntergeladen werden.